El cierre fiscal puede ser un proceso agotador para todo tipo de negocio, pues se debe analizar todos los factores que intervinieron en el año y sacar un balance de como ha sido la operación desde el ámbito comercial, administrativo y financieros.
En este artículo nos centraremos en el factor financiero, pues el éxito de un correcto cierre garantizará que los estados financieros contengan todos los hechos económicos que afectaron o beneficiaron la situación económica del negocio.
El frenetismo de la época del año en la que se realiza el cierre fiscal puede contribuir para que haya cabida a errores, lo cual pueden devenir en inconsistencias que contribuirían a la presentación de estados financieros con cifras no razonables o lo peor que podrían contribuir a calcular de manera errónea el impuesto a la renta. Algunos de los principales errores comunes que pueden darse son:
Presentación de saldos contrarios a su naturaleza contable.
Presentación de sobregiros bancarios.
Omisión de gastos.
No facturación de ventas realizadas en el año.
Duplicidad de registros contables.
Presentación en stock de inventarios dañados.
Depreciación errónea de activos fijos.
Presentación de cuentas por cobrar de clientes morosos.
Para evitar incurrir en estos errores, a continuación te damos algunos tips que puedes aplicar a cada grupo de cuenta, al momento de realizar tu cierre contable y obtener los estados financieros, que servirán posteriormente para analizar la situación financiera y tomar acertadas decisiones.
Saldo negativo en la cuenta bancos.- Muchas veces esta cuenta suele presentarse con saldos negativos, para lo cual deberás asegurarte que el saldo negativo corresponda a un sobregiro real con tu institución financiera o solo corresponde a un sobregiro contable; es decir, constituyan cheques que se han girado pero no han sido entregados a sus beneficiarios o si fueron entregados, se solicito que este efectivice su cobro en una fecha futura. Esta práctica es muy común, puesto que en ciertas ocasiones los proveedores suelen solicitar la entrega de cheque como garantía de pago de saldos atrasados, para poder continuar proveyendo bienes o servicios.
Clientes morosos.- Al realizar tu cierre fiscal revisa la morosidad de tus clientes, este es un factor que puede afectar considerablemente la visión de tu situación financiera, puesto que el potencial no pago de tus clientes puede devenir en la generación de un gasto no deducible que generaría una mayor carga impositiva. En esta revisión podrás identificar un riesgo de incobrabilidad que te permitirá anticipar la posible existencia de un gasto e informarlo oportunamente en el estado financiero mediante la constitución de una provisión.
Inventario obsoleto o extraviado.- La toma física de inventarios es una de los procesos que ayuda a identificar estos problemas, puesto que mediante un conteo y conciliación del artículo disponible físicamente en bodega y en contabilidad. Con este proceso podrás determinar oportunamente si debes o no aplicar un ajuste contable que represente una disminución de tu saldo de inventario. Una buena práctica para un eficiente control de inventario es la realización de tomas físicas sorpresivas por lo menos 2 veces al año.
Anticipo de proveedores.- Es otro de los errores comunes que se suele presentar en un estado financiero, pues en este rubro se suelen contabilizar los pagos que se han realizado por adelantado a los proveedores de bienes y servicios de la empresa. El error radica en que muchas veces a pesar que el proveedor cumplió con su compromiso y se cancelo en su totalidad la obligación, se omite liquidar el anticipo creado contablemente, lo cual puede ocasionar una omisión de gastos que te pueden permitir reducir tu pago de impuestos.
Depreciaciones.- Revisa la tasa de depreciación que aplicas a tus bienes, la cual va ligada directamente a la vida útil que le asignas. En Ecuador el error común que se presenta es que se toma como criterio de depreciación y vida útil, los lineamientos dados por la administración tributaria; sin embargo es conveniente mencionar que estos porcentajes y años de vida útil representan únicamente los factores a considerar para determinar el gasto máximo de depreciación que puedes deducir para calcular el impuesto a la renta. Lo que debes realizar es determinar con base al conocimiento de tu negocio y a otros factores técnicos, cuál sería la verdadera tasa y vida útil de depreciación. Los factores de tu análisis van a variar a pesar que poseas bienes similares; puesto que la vida útil no va a ser la misma para un vehículo que lo uses para actividades administrativas, frente a un vehículo que lo uses para actividades productivas.
Clasificación de vencimientos.- Para analizar tu estado financieros es muy importante tener en cuenta el vencimiento de tus saldos por cobrar y por pagar; por lo que de esto dependerá que estimes adecuadamente tu necesidad de efectivo para cubrir tus obligaciones. Lo que debes realizar es una revisión de los vencimientos de tus cuentas por cobrar y pagar para clasificar como no corrientes los saldos que tengas que cobrar o pagar a más de una año contado desde la fecha de emisión de tu estado financiero.
Beneficios tributarios.- Este es un factor imprescindible, puesto que de la correcta aplicación y análisis de estos puedes optimizar tu pago de impuestos. Uno de los beneficios a los que puedes acogerte es el incremento de empleo neto, el cual te permite deducir un valor adicional de la nómina (sueldos y beneficios sociales) de los trabajadores que contratase en el período fiscal y permaneció por más de 6 meses con relación labora. Es conveniente mencionar que para aplicar estos beneficios debes cumplir ciertas condiciones las cuales puedes revisarla en la Ley de Régimen Tributario Interno, su Reglamento y demás resoluciones emitidas por la administración tributaria.
¿Tienes alguna duda o sugerencia? Te invitamos a comentar o contactarnos. La experiencia en la práctica es la que más ayuda a detectar y corregir errores y por esto, puede ser muy positiva la aportación que nos puedas realizar sobre este artículo.
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